Οδηγίες για την επεξεργασία προσωπικών δεδομένων κατά την χρήση εικόνων και βίντεο
σε εκδηλώσεις του Ιονίου Πανεπιστημίου

Οι οδηγίες αυτές αναφέρονται αποκλειστικά και μόνο για τις εκδηλώσεις με ελεύθερη και εθελοντική πρόσβαση.

Η εκδήλωση μπορεί να οργανώνεται με τρόπο είτε δια ζώσης, είτε εξ αποστάσεως (ή αλλιώς ψηφιακά ή διαδικτυακά) είτε και τα δύο τρόπους.

Το Ιόνιο Πανεπιστήμιο (Ι.Π.) διοργανώνει συχνά εκδηλώσεις, στις οποίες για λόγους τεκμηρίωσης και προβολής, προβαίνει στην λήψη φωτογραφιών και ψηφιακό βίντεο (εφεξής βίντεο). Για αυτές τις πρωτοβουλίες που αναλαμβάνει το Ι.Π. και που μπορεί να συμβαίνουν τόσο εντός του χώρου του ή και εκτός αυτού, είναι Υπεύθυνος Επεξεργασίας.

Θα πρέπει να σημειωθεί ότι για φωτογραφήσεις ή βιντεοσκοπήσεις που προβαίνουν ιδιωτικά για λογαριασμό τους τα φυσικά πρόσωπα που βρίσκονται στον χώρο των εκδηλώσεων το Ι.Π. δεν έχει καμία σχέση και επομένως για αυτές τις επεξεργασίες δεν φέρει καμία ευθύνη.

Για την συμμόρφωση με τον Γενικό Κανονισμό Προστασίας Δεδομένων (2016/679/ΕΕ) – GDPR και της Ελληνικής Νομοθεσίας (Ν. 4624/2019) θα πρέπει να λαμβάνονται τα κατάλληλα οργανωτικά και τεχνικά μέτρα που περιλαμβάνουν υποχρεώσεις όπως:

1. Ενημέρωση των φυσικών προσώπων για τις πρωτοβουλίες αυτές, πριν από την λήψη φωτογραφιών ή βίντεο ή της καταγραφής μέσω της ηλεκτρονικής πλατφόρμας που οργανώνεται η εκδήλωση.
2. Λήψη διακριτής συγκατάθεσης των φυσικών προσώπων για χρήση του υλικού για κάθε άλλο σκοπό, πέρα αυτού της απλής φωτογράφησης ή βιντεοσκόπησης για λόγους αρχείου.
3. Εξασφάλιση των δικαιωμάτων των φυσικών προσώπων στα προσωπικά τους δεδομένα
4. Ανωνυμοποίηση των προσωπικών δεδομένων εφόσον τα φυσικά πρόσωπα δεν επιθυμούν να εμφανίζονται ή έχουν ζητήσει διαγραφή ή ανακάλεσαν τη συγκατάθεσή τους

Ενημέρωση των Φυσικών Προσώπων

Είναι υποχρεωτικό, πριν την λήψη προσωπικών δεδομένων, το φυσικό πρόσωπο να γνωρίζει και να καταλαβαίνει για την επεξεργασία των προσωπικών του δεδομένων (αρχή της διαφάνειας).

Η ενημέρωση των φυσικών προσώπων μπορεί να γίνει, εφόσον υπάρχει τέτοια οργάνωση, σε τρεις φάσεις:

• Στην πρόσκληση για την εκδήλωση θα πρέπει να αναφέρεται ότι θα υπάρχει φωτογράφιση/βιντεοσκόπηση/καταγραφή.
• Όταν η εκδήλωση γίνεται σε φυσικό χώρο, έξω από τις εισόδους της αίθουσα που γίνεται η εκδήλωση αναρτάται ευδιάκριτη (Α3) ενημέρωση που αναφέρει ότι θα υπάρξει φωτογράφιση/βιντεοσκόπηση (το σχετικό αρχείο είναι στο Παράρτημα).
• Ο πρώτος ομιλητής να αναφέρει ότι εντός της αίθουσας πραγματοποιείται φωτογράφιση/βιντεοσκόπηση/καταγραφή και να αναφέρει τουλάχιστον ότι υπάρχει η σχετική ενημέρωση στις εισόδους ή και αντίστοιχα κατά την έναρξη της εξ αποστάσεως εκδήλωσης ζητά από όσους δεν επιθυμούν τη καταγραφή των προσωπικών τους δεδομένων να μην ανοίξουν την κάμερα και τα ηχεία και να μη χρησιμοποιούν το όνομά τους ως χρήστες.

Επιπλέον, στην εξ αποστάσεως εκδήλωση, αναρτάται στη πλατφόρμα πλήρης ενημέρωση και, εφόσον υπάρχει μηχανισμός, πριν την εξ αποστάσεως συμμετοχή τους στην εκδήλωση, ζητείται από τα φυσικά πρόσωπα να συγκαταθέσουν ρητά για κάθε διακριτή επεξεργασία (π.χ. ανάρτηση στο site πανεπιστημίου, ανάρτηση στο Facebook κ.λπ.).

Ενδεικτικά, το κείμενο της πρόσκλησης μπορεί συνοπτικά να αναφέρει (ανάλογα με την περίπτωση) :

«Στο πλαίσιο του Γενικού Κανονισμού Προστασίας Δεδομένων (2016/679/ΕΕ) και της Εθνικής νομοθεσίας, σας ενημερώνουμε ότι η εκδήλωση του (οργανισμού/τμήματος/ομάδας/project….) θα (ενδέχεται να) βιντεοσκοπείται και θα (ενδέχεται να) λαμβάνονται φωτογραφίες για το αρχείο του (οργανισμού/τμήματος/ομάδας/project….) και για λόγους προβολής της εκδήλωσης στην ιστοσελίδα του Ι.Π. και στα μέσα μαζικής ενημέρωσης».

Η είσοδος του φυσικού προσώπου στους χώρους (φυσικούς ή διαδικτυακούς) της εκδήλωσης, αφού πρώτα ενημερωθεί, όπως εξασφαλίζεται και από τις παραπάνω ενέργειες, λαμβάνεται ως συγκατάθεση του για ένα συγκεκριμένο σκοπό, και επομένως στο παραπάνω παράδειγμα θα μπορούσε να αιτιολογηθεί μόνο η προβολή σε ιστοσελίδες του Ι.Π. Φυσικά, ο καθένας μπορεί να εκφράσει την αντίρρησή του ανά πάσα στιγμή και να ζητήσει σχετική προστασία ασκώντας τα δικαιώματά του.

Για όποια επεξεργασία των φωτογραφιών και του βίντεο για άλλο σκοπό ή σκοπούς απαιτείται πρόσθετη συγκατάθεση όπως περιγράφεται στην συνέχεια.

Το κείμενο της πινακίδας ενημέρωσης στις εισόδους στους φυσικούς χώρους όπως και στις περιπτώσεις έγγραφης συγκατάθεσης ή εξ αποστάσεως πλατφόρμες περιλαμβάνεται στο Παράρτημα.

Συγκατάθεση φυσικών προσώπων

Αιτιολογική σκέψη 32 του GDPR:

Η συγκατάθεση θα πρέπει να παρέχεται με σαφή θετική ενέργεια η οποία να συνιστά ελεύθερη, συγκεκριμένη, ρητή και εν πλήρει επιγνώσει ένδειξη της συμφωνίας του υποκειμένου των δεδομένων υπέρ της επεξεργασίας των δεδομένων που το αφορούν, για παράδειγμα με γραπτή δήλωση, μεταξύ άλλων με ηλεκτρονικά μέσα, ή με προφορική δήλωση. Αυτό θα μπορούσε να περιλαμβάνει τη συμπλήρωση ενός τετραγωνιδίου κατά την επίσκεψη σε διαδικτυακή ιστοσελίδα, την επιλογή των επιθυμητών τεχνικών ρυθμίσεων για υπηρεσίες της κοινωνίας των πληροφοριών ή μια δήλωση ή συμπεριφορά που δηλώνει σαφώς, στο συγκεκριμένο πλαίσιο, ότι το υποκείμενο των δεδομένων αποδέχεται την πρόταση επεξεργασίας των οικείων δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα. Επομένως, η σιωπή, τα προσυμπληρωμένα τετραγωνίδια ή η αδράνεια δεν θα πρέπει να εκλαμβάνονται ως συγκατάθεση. Η συγκατάθεση θα πρέπει να καλύπτει το σύνολο των δραστηριοτήτων επεξεργασίας που διενεργείται για τον ίδιο σκοπό ή για τους ίδιους σκοπούς. Όταν η επεξεργασία έχει πολλαπλούς σκοπούς, θα πρέπει να δίνεται συγκατάθεση για όλους αυτούς τους σκοπούς. Εάν η συγκατάθεση του υποκειμένου των δεδομένων πρόκειται να δοθεί κατόπιν αιτήματος με ηλεκτρονικά μέσα, το αίτημα πρέπει να είναι σαφές, περιεκτικό και να μην διαταράσσει αδικαιολόγητα τη χρήση της υπηρεσίας για την οποία παρέχεται.

 Αιτιολογική σκέψη 43 του GDPR:

…Η συγκατάθεση θεωρείται ότι δεν έχει παρασχεθεί ελεύθερα, εάν δεν επιτρέπεται να δοθεί χωριστή συγκατάθεση σε διαφορετικές πράξεις επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, ακόμη και αν ενδείκνυται στη συγκεκριμένη περίπτωση,…

Όπως αναφέρθηκε και πιο πάνω, σε περίπτωση που το Ι.Π. θελήσει να χρησιμοποιήσει το φωτογραφικό/βίντεο υλικό πέρα της ανάρτησης του σε ιστοσελίδα του Ι.Π., τότε θα πρέπει να ζητήσει την αντίστοιχη συγκατάθεση για κάθε άλλο διακριτό σκοπό χρήσης του (π.χ. δημοσιοποίηση σε άλλα συγκεκριμένα μέσα (ΜΜΕ, social media), διαμοιρασμός σε συγκεκριμένες ομάδες κ.λπ.).

Η λήψη συγκατάθεσης για ένα γενικό σκοπό δημοσιοποίησης δεν μπορεί να θεωρηθεί ότι αυτή δόθηκε ελεύθερα (π.χ. ένας συμμετέχων επιθυμεί να αναρτηθεί το βίντεο με τα προσωπικά δεδομένα του στο Ι.Π. αλλά όχι στα social media).  

Το σχετικό πρότυπο έντυπο της ενημέρωσης και της συγκατάθεσης περιλαμβάνεται στο Παράρτημα.

Τα θέματα που σχετίζονται με την συγκατάθεση και πρέπει να λαμβάνονται υπόψη είναι:

• Η διαχείριση των συγκαταθέσεων
• Την διάκριση των φυσικών προσώπων που δεν έδωσαν συγκατάθεση από τους υπόλοιπους

Η συλλογή των συγκαταθέσεων από μόνη της είναι επίσης επεξεργασία προσωπικών δεδομένων. Ο συνήθης τρόπος στις δια ζώσης εκδηλώσεις είναι η έντυπη συλλογή τους και θα πρέπει αυτές να διατηρηθούν, ώστε όταν ένα φυσικό πρόσωπο ζητήσει την άρση της αυτή να είναι εφικτή. Στις ψηφιακές εκδηλώσεις, η συγκατάθεση μπορεί να ληφθεί με χρήση του μέσου οργάνωσης της εκδήλωσης ή μέσω ηλεκτρονικής φόρμας. Ο χρόνος διατήρησής τους θα πρέπει να περιλαμβάνεται στην ενημέρωση.

Αν στις εικόνες (φωτογραφίες, βίντεο) που λαμβάνονται εμφανίζονται παιδιά (κάτω των 15), θα πρέπει να υπάρχει συγκατάθεση των γονιών σε περίπτωση που χρησιμοποιηθούν οι εικόνες για άλλον σκοπό πέρα της απλής καταγραφής για λόγους αρχειοθέτησης.

Είναι προφανές ότι σε μια μαζική δια ζώσης εκδήλωση η λήψη συγκατάθεσης δεν είναι εύκολη και δεν είναι σκόπιμο να λαμβάνονται εικόνες (φωτογραφίες, βίντεο) που να αποτυπώνονται λεπτομέρειες από το γενικό κοινό που παρακολουθεί. Στην περίπτωση αυτή, καλό είναι να λαμβάνονται γενικά πλάνα εικόνων που δεν διακρίνονται προσωπικά χαρακτηριστικά (τεχνική ανωνυμοποίησης), όπως περιγράφεται στην συνέχεια.

Σε περίπτωση που, λόγω του είδους της εκδήλωσης, κρίνετε σκόπιμο να ζητήσετε συγκατάθεση, ειδικά στη δια ζώσης εκδήλωση, θα πρέπει να οργανώνονται τεχνικές διαχωρισμού των φυσικών προσώπων, ώστε οι φωτογράφοι ή βιντεολήπτες να μπορούν να διακρίνουν τις περιπτώσεις. Τέτοιες τεχνικές ενδεικτικά μπορεί να βασίζονται σε ιδέες όπως:

• Την τοποθέτηση όσων έδωσαν συγκατάθεση σε συγκεκριμένες θέσεις στον χώρο
• Τον διακριτό χρωματισμό των καρτελών/κορδονιών των μελών που συμμετέχουν επώνυμα.

Αντίστοιχα και η διαχείριση της συγκατάθεσης στις ψηφιακές εκδηλώσεις έχει ένα βαθμό δυσκολίας.

Στην περίπτωση αυτή, η συγκατάθεση μπορεί να ληφθεί μέσα από ηλεκτρονικές φόρμες που μπορούν να κατασκευαστούν σε τρίτη ιστοσελίδα είτε μέσω της πλατφόρμας που οργανώνεται η εκδήλωση.

Επίσης μπορούμε να πάρουμε τη συγκατάθεση και μέσω email.

Το εξ ορισμού κλείσιμο από την πλατφόρμα της κάμερας και του ηχείου του χρήστη παράλληλα με την ενημέρωσή του να μη χρησιμοποιήσει το ονοματεπώνυμό του ή άλλο προσωπικό δεδομένο του κατά την είσοδο διασφαλίζουν την ανωνυμία του χρήστη και, επομένως, δεν καταγράφονται στη συγκεκριμένη επεξεργασία προσωπικά δεδομένα. Η χρήση αυτών των παραπάνω με δική του πρωτοβουλία αποτελεί ένδειξη ελεύθερης βούλησης και συνεπώς συγκατάθεση, αφού όμως πρώτα εξασφαλίσουμε εναλλακτικό μηχανισμό να υποβάλει ερωτήσει αν το επιθυμεί, χωρίς να γίνεται καταγραφή των προσωπικών του δεδομένων.

Οι συμμετέχοντες στα πάνελ αναμένουν εύλογα ότι οι λαμβανόμενες φωτογραφίες και βίντεο θα αναρτηθούν σε sites του Ι.Π. και, επομένως, για την μη λήψη συγκαταθέσεων π.χ. από δημόσια ή σημαντικά πρόσωπα και προσωπικότητες, ο κίνδυνος είναι αμελητέος. Αυτό, όμως, χρειάζεται να αναθεωρεί, σε περίπτωση που η ανάρτηση γίνεται σε άλλα sites (π.χ. social media κλ.π.) ή αν εκφράσουν την αντίθεσή τους.

Δικαιώματα των Φυσικών Προσώπων

Από την στιγμή που το Ι.Π. συλλέγει προσωπικά δεδομένα, πέραν των μέτρων προστασίας που οφείλει να λάβει για την προστασία τους, οφείλει να παρέχει τα ανάλογα δικαιώματα στα φυσικά πρόσωπα που προβλέπονται από το GDPR και τον εφαρμοστικό νόμο.

Το φυσικό πρόσωπο ενημερώνεται με την ανάρτηση στις εισόδους ή κατά την έναρξη της ψηφιακής εκδήλωσης ότι μπορεί να απευθυνθεί για τα προσωπικά του δεδομένα στο dpo@ionio.gr. Αυτό του δίνει την δυνατότητα να υποβάλει και όποιο αίτημα για την άσκηση των δικαιωμάτων του. Επιπλέον, μέσω της ενημέρωσης, συνιστάται στο φυσικό πρόσωπο να επισκεφτεί τις ιστοσελίδες του Ι.Π. όπου έχει αναρτηθεί η γενική ενημέρωση για την προστασία των προσωπικών δεδομένων.

Το πρώτο δικαίωμα στην περίπτωση της συγκατάθεσης είναι η δυνατότητα του φυσικού προσώπου να αποσύρει την συγκατάθεσή του ανά πάσα στιγμή. Η άρση της συγκατάθεσης δεν επηρεάζει την νομιμότητα της επεξεργασίας πριν από αυτή. Έτσι, δεν μπορεί π.χ. να αρθεί μια δημοσιοποίηση σε ένα έντυπο περιοδικό, όμως θα πρέπει να ζητηθεί από τους υπεύθυνους την απόσυρση της ανάρτησης από τα websites που ζητά το φυσικό πρόσωπο στα οποία αναρτήθηκαν φωτογραφίες και βίντεο. Σε περίπτωση ολικής άρσης, θα πρέπει να διαγραφεί το μέρος το video που εμφανίζεται μόνος το φυσικό πρόσωπο ή να γίνει ανωνυμοποίησης (βλ. παρακάτω).

Τα άλλα δικαιώματα που αιτείται το φυσικό πρόσωπο, όπως της πρόσβασης και του περιορισμού της επεξεργασίας, θα αντιμετωπιστούν από κοινού και κατά περίπτωση με τον DPO, ενώ το δικαίωμα της διαγραφής αντιμετωπίζεται παρόμοια με αυτό της ανάκλησης της συγκατάθεσης.

Ανωνυμοποίηση των προσωπικών δεδομένων

Πολλές φορές είναι επιθυμητό να λαμβάνονται γενικά πλάνα μιας εκδήλωσης (π.χ. για λόγους τεκμηρίωσης των δράσεων των ερευνητικών προγραμμάτων, προβολής κλ.π.), χωρίς να είναι εφικτή η συγκατάθεση (μεγάλο ακροατήριο, έλλειψη προετοιμασίας για λήψη συγκατάθεσης, ευκαιριακή λήψη κλ.π.).

Οι τεχνικές σε μια δια ζώσης εκδήλωση που μπορούν να χρησιμοποιηθούν στη λήψη ή και προβολή εικόνων (φωτογραφιών και βίντεο), χωρίς να απαιτείται συγκατάθεση είναι:

1. Εικόνες με χαμηλή ανάλυση, ώστε να μη διακρίνονται τα πρόσωπα των συμμετεχόντων.
2. Εικόνες με φόντο την πλάτη του ακροατηρίου, ώστε να μην φαίνονται πρόσωπα.
3. Σε περίπτωση κοντινών λήψεων, να χρησιμοποιούνται τεχνικές θόλωσης προσώπων για όσους δεν υπάρχει συγκατάθεση ή ανακαλούν την συγκατάθεση τους.
4. Απομακρυσμένη λήψη (μακρινά πλάνα, λήψη με drone από ψηλά κλ.π.) όπου αποδεδειγμένα δεν φαίνονται πρόσωπα.
5. Διαγραφή εικόνων (τεχνικές μοντάζ).

Επιπλέον των παραπάνω και εφόσον η πλατφόρμα οργάνωσης της ψηφιακής εκδήλωσης το επιτρέπει, οι τεχνικές σε μια ψηφιακή εκδήλωση που μπορούν να χρησιμοποιηθούν, στη λήψη ή και προβολή εικόνων (φωτογραφιών και βίντεο) χωρίς να απαιτείται συγκατάθεση είναι:

6. Κλείσιμο από την τον υπεύθυνο της εκδήλωσης, της κάμερας και των ηχείων των συμμετεχόντων.
7. Ενημέρωση να μη χρησιμοποιούν το όνομα τους για να συνδεθούν, σε περίπτωση που δεν απαιτείται από την συμμετοχή τους.
8. Χρήση μάσκας για θόλωση των προσώπων και αλλοίωση φωνής.

Παράρτημα

Στα συνημμένα αρχεία περιλαμβάνονται πρότυπα κείμενα ενημέρωσης και λήψης συγκατάθεσης (έντυπης ή ψηφιακής) καθώς και η πινακίδα ενημέρωσης στην είσοδο σε περίπτωση εκδήλωσης σε φυσικό χώρο.

Τα κείμενα των αρχείων θα πρέπει να προσαρμόζονται κατά περίπτωση και τρόπου οργάνωσης της εκδήλωσης (δια ζώσης, ψηφιακά ή και τα δύο).